LOCATION : LES OBLIGATIONS DU BAILLEUR
Le propriétaire bailleur doit remettre gratuitement une quittance à son locataire, s’il en fait la demande, attestant qu’il a payé son loyer et ses charges. Ce document peut être envoyé par voie dématérialisée, avec l’accord du locataire.
La définition et l’intérêt de la quittance de loyer
La quittance de loyer est un document établi par le propriétaire bailleur indiquant que le locataire à bien réglé le loyer et les charges prévus dans le contrat de location. Elle doit préciser l’adresse du bien loué, l’identité du bailleur et celle du locataire, la période correspondant au paiement effectué et le montant des sommes versées. Elle doit distinguer le loyer et les charges. Le cas échéant, elle doit aussi indiquer les sommes remboursées par le locataire au titre de l’assurance multirisques habitation souscrite par le bailleur pour son compte, et la contribution payée au titre des travaux d’économie d’énergie réalisés dans le logement par le bailleur.
La quittance de loyer constitue à la fois un justificatif de paiement et un justificatif de domicile. Elle peut être réclamée au locataire dans le cadre de certaines démarches administratives, comme une demande d’allocation logement auprès de la Caisse d’allocations familiales. Elle peut aussi lui être utile, notamment en cas de changement de logement, pour prouver à son nouveau bailleur qu’il est à jour de ses paiements auprès de son ancien bailleur.
A savoir : le bailleur ne peut pas faire payer au locataire l’établissement et l’envoi des quittances de loyer. Toute clause contraire du bail est réputée non écrite, donc inapplicable. Si le bailleur a confié la gestion de la location à une agence immobilière, c’est à elle d’envoyer les quittances. Dans ce cas, si elle facture des frais d’expédition au bailleur, celui-ci ne peut pas non plus en demander le remboursement car ses frais ne constituent pas une charge récupérable auprès du locataire.
Les modalités d’envoi de la quittance de loyer
La loi n’impose pas au bailleur d’envoyer une quittance de loyer chaque mois, mais uniquement lorsque le locataire en fait la demande. S’il ne s’exécute pas, le locataire peut lui adresser une mise en demeure, et si cela ne suffit pas, saisir le tribunal judiciaire pour obtenir satisfaction. Le cas échéant, il peut aussi réclamer un dédommagement si le refus du bailleur lui cause un préjudice.
La remise de la quittance de loyer peut être faite de la main à la main ou par courrier. Désormais, elle peut aussi être envoyée par e-mail, avec l’accord du locataire. La loi précise que l’accord du locataire doit être express. Le bailleur a donc intérêt à obtenir un accord écrit pour éviter tout litige ultérieur.
Le fait d’envoyer un avis d’échéance au locataire, pour lui rappeler la somme à régler et sa date limite de paiement, ne dispense pas le bailleur de lui envoyer une quittance de loyer après paiement, s’il la réclame. Ces deux documents sont différents, et l’avis d’échéance ne constitue pas un justificatif de paiement.
Quittance ou reçu, quelle différence ?
La quittance de loyer atteste que le locataire a payé l’intégralité du loyer et des charges pour la période considérée. S’il ne paye qu’une partie de ce qu’il doit, le bailleur ne doit surtout pas éditer une quittance, car il ne pourra alors plus réclamer par la suite le paiement des sommes manquantes. Dans ce cas, il doit lui délivrer un simple reçu attestant du paiement partiel effectué. Ce document ne comporte pas de mentions obligatoires, mais il est recommandé d’y inscrire les mêmes mentions que celles à faire figurer sur les quittances : adresse du bien loué, identité des parties et détail des sommes payées.
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